Pengalaman Menjadi Asrot (Asisten Sorot) Dadakan Saat Meeting CFO Telkom

Membuat saya sangat nervous

Sebagai peserta OJT (On The Job Training) GPTP Telkom, ini adalah pengalaman yang langka

Saat ini saya masih OJT tahap 2 di PT Telekomunikasi Indonesia. Saya OJT di Direktorat Keuangan, tepatnya di sekretariat.

Disini, saya membantu AVP (Assistant Vice President) Direktorat Keuangan Telkom beserta staf nya untuk mendukung kelancaran agenda dari CFO (Chief Financial Officer, alias Direktur Keuangan) Telkom.

Mungkin ada yang penasaran ingin tahu tentang apa itu Asrot, menurut saya, berdasarkan pengalaman saya:

Asrot (Asisten Sorot) adalah seseorang yang bertugas untuk menampilkan dan mengoperasikan bahan presentasi, sesuai dengan arahan presenter (orang yang melakukan presentasi).

Untuk lebih mengetahui tentang asrot, silahkan baca tulisan mengenai pengalaman saya menjadi asrot dibawah ini.

Beberapa waktu yang lalu saya sempat berbagi pengalaman saya tentang pengalaman presentasi mendadak didepan CFO mempresentasikan sebuah perusahaan dan model bisnisnya. Sorry, saya tidak bisa menuliskannya lebih detail.

Kalau yang tadi saya bicarakan soal presentasi mendadak, sekarang saya ingin berbagi pengalaman OJT, dimana saya menjadi Asrot (Asisten Sorot) pada saat meeting CFO beserta para senior leader (SL) dijajaran Direktorat Keuangan PT Telkom.

Kamu juga bisa belajar dari pengalaman saya ini.

Anyway, saya tidak akan membahas tentang konten dari meeting tersebut.

Showtime, baby!

Semalam sebelumnya:

Saya mendapat chat dari rekan saya, bahwa besok (Senin) dia berhalangan hadir. Sebagai gantinya, saya diminta untuk menjadi Asrot dalam meeting mingguan CFO beserta SL di Dir Keu (Direktorat Keuangan).

O M G

Tak pernah sekalipun terlintas dibenak saya bahwa saya akan menjadi Asrot dalam kegiatan rutin mingguan tersebut.

Ya iyalah, saya sendiri masih OJT, which is masih belum berstatus “Karyawan Tetap” di Telkom. Dan asal kau tahu, kawan, meeting seperti ini bukanlah ajang untuk hehoh hehoh hehehe hehehe.

Biasanya, yang menjadi Asrot dalam agenda ini adalah teman saya yang berhalangan hadir pagi itu karena kurang enak badan.

All I had in my mind was:

Be focus, don’t make any mistake. I repeat: Don’t make any mistake!

Dan, yang terjadi adalah:

Terjadi delay pada saat seorang SL memberi perintah untuk meneruskan slide ke slide selanjutnya.

I was like…. Daemmmm… That was quite a stupid mistake.

Harusnya saya bisa menjaga fokus, sehingga tidak terjadi delay yang seperti itu.

Sebenarnya yang terjadi adalah:

Saya sedang membuka WhatsApp, yang sebenarnya juga membahas meeting tersebut.

Saat meeting seperti itu, kamu harus tahu bahwa:

• Materi yang akan ditampilkan bisa saja mengalami perubahan
• Sedikit/ hampir tidak ada waktu untuk switch tab dan mendownload materi tersebut
• Of course, hampir tidak ada celah untuk membuat kesalahan

Level meeting seperti ini memang mengharuskan siapapun yang menjadi Asrot harus fokus total. Dalam prosesnya, sangat mungkin kalau rasa nervous muncul, sehingga membuat tingkat kefokusan berkurang, dan berdampak pada kesalahan yang terjadi.

File yang harus ditampilkan tidak muncul di screen

Pada presentasi selanjutnya, materi yang ingin ditampilkan dalam bentuk file pdf, dan disinilah terjadi hal yang cukup memalukan bagi saya.

File tersebut sudah tampil secara full screen di layar laptop saya, namun tidak pada monitor di ruang meeting.

Dang… Kalau saja ruangan tersebut tidak sedingin suhu saat musim semi di Belanda, saya mungkin akan bercucuran keringat panas. Bukan karena olahraga, tapi karena nervous yang bukan pada waktu dan tempatnya itu.

Diperparah lagi dengan perasaan kevelet vivis, yang membuat keadaan saya menjadi lebih dramatis.

Saya sudah menekan tombol switch untuk mengganti mode display pada laptop saya ke monitor ruangan, tapi sayang sekali laptop saya kurang merespon. Mungkin karena ikut terkena nervous.

Lagi-lagi, glitch yang bukan pada waktu dan tempatnya.

Untungnya laptop saya tidak sampai freeze lebih dari 5 detik. Dan mode display bisa saya ganti ke “Duplicate“.

What? Duplicate? Dang… Saya baru sadar dan tahu, kalau secara otomatis ketika menyambungkan kabel HDMI monitor ruangan ke laptop saya, modenya adalah “Extend“.

Hampir saja saya menekan tombol sign out dari hidup saya waktu itu, in case saya bisa switch ke jendela-jendela lain dalam hidup ini (just kidding).

Luckily, tidak ada lagi isu yang muncul setelah kejadian tidak munculnya file presentasi secara full screen tadi.

Ada beberapa poin pelajaran yang bisa saya petik dari kejadian-kejadian tersebut:

• Istirahat yang cukup semalam sebelumnya, sehingga keesokan harinya bisa lebih fresh.
• Sempatkan sarapan, biar perasaan lapar tidak muncul saat menjadi asrot.
• Usahakan datang lebih cepat, dan vivis lah terlebih dahulu.
• Setelah vivis, bergegaslah mempersiapkan laptop dan uji perangkat presentasi yang akan dipakai.
• Buka (kalau ada file yang baru dikirimkan, segera download) semua file yang akan ditampilkan.
• Siapkan buku catatan untuk mencatat poin penting dari meeting tersebut.
• Jangan mengulangi kesalahan yang terjadi seperti yang saya alami.
• Rajin-rajinlah baca blog saya ini (seriuously, kidding).

In Summary

Untuk kamu yang belum dapat jackpot menjadi asrot dadakan seperti saya, bersiaplah… Karena kamu tidakakan pernah tahu bahwa besok pagi, atau sebentar siang kamu akan menjadi asrot yang menjadi tumpuan para Senior Leaders (SL) yang tidak punya waktu untuk kesalahan kecil seperti yang terjadi pada saya.

Sebelum jackpot itu datang, bacalah tulisan saya ini, terlebih pada poin-poin yang barusan kamu baca kurang dari semenit yang lalu itu.

Untuk kamu yang sedang OJT, dimanapun itu, entah di Telkom atau perusahaan besar lainnya, doaku selalu menyertaimu!

Jikalau kamu sudah pernah mengalami kejadian seperti tadi, jangan sungkan untuk komen dibawah ini.

Semoga menginspirasi.

Cheers!